ANALISIS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN UTD PMI SUMEDANG

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

UNIT TRANFUSI DARAH PMI CAB.SUMEDANG

—————————————————————————————————–

Analisis yang saya lakukan ini adalah merupakan sebagai referensi bagi UTD PMI Cabang Sumedang sebagai stakeholder dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat khususnya dalam pelayanan transfusi darah.  Semoga dapat bermanfaat, untuk lebih jelasnya dokumen lebih rinci dapat anda download disini!!

—————————————————————————————————–

1. 1 Latar Belakang

Peranan teknologi khususnya dalam bidang komputerisasi dalam sebuah Sistem Informasi Manajemen  sebuah organisasi merupakan salah satu peran yang tidak bisa dihilangkan dalam kegiatannya. Komputerisasi yang kita kenal hanya sebagai alat bantu manusia dalam berbagai pekerjaan, kini sudah menjadi sebuah sistem yang terintegrasi dan mejadikannya sebagai alat untuk membantu dalam pembuatan suatu keputusan kebijakan manajemen.

Palang Merah Indonesia yang merupakan salah satu Organisasi besar yang ada di Indonesia merupakan salah satu dari sekian banyak Organisasi yang memerlukan Sistem Informasi manajemen dalam melakukan kegiatan dan ekistensinya dalam pekerjaan yang dilakukan. Bagian dari Organisasi Palang Merah yang kita kenal dengan nama Unit Tranfusi Darah, adalah bagian sub organisasi yang mengkhususkan pekerjaannya dalam bidang pelayanan Donor darah serta permintaan darah pasien yang memerlukan.

Tentunya pekerjaan yang dilakukan bidang Transfusi darah ini memerlukan satu sistem manajemen yang baik, mulai dari sistem administrasi, sistem keuangan dan laiinya yang ememrlukan perhatian khusus agar pelayanan yang dilakukan dapat berjalan dengan baik.  Sistem informasi Manajemen merupakan salah satu jawaban dari semua sistem yang ada, melalui sistem ini diharapkan segala bentuk kegiatan serta pelayanan yang dilakukan mulai dari manajemen tingkat atas sampai bawah dapat terintegrasi dengan baik sehingga setiap pelayanan akan maksimal.

1.2 Ruang Lingkup dan Batasan

1.2.1 Ruang Lingkup

Mengingat begitu pesatnya perkembangan dalam model Sistem Informasi manajemen, maka penulis membatasi Ruang lingkup pembahasan sistem informasi ini terdiri dari :

  1. Sistem Administrasi dan Keuangan Unit Tranfusi Darah PMI, yaitu sistem yang menangani berbagai macam data yang sifatnya administratif serta yang berkaitan dengan segala bentuk terkait dengan Keuangan.
  2. Sistem Pelayanan Donor, yaitu sistem yang merupakan bagian yang berhubungan langsung dengan para pendonor darah, sehingga proses sistem ini lebih mengarah kepada inputan data.
  3. Sistem Manajemen, yaitu sistem yang bersifat pelaporan dan pemantauan terhadap operasional kegiatan UTD PMI oleh pihak Manajemen atau atasan.

1.2.2 Batasan

  1. Unit Tranfusi Darah PMI adalah bagian dari Organisasi PMI yang tersebar diseluruh Indonesia, hampir setiap Kota dan Kabupaten memiliki UTD PMI. Dalam makalah ini penulis membatasi masalah dengan membuat batasan UTD PMI yang dianalisis adalah Unit Transfusi Darah PMI Cab. Sumedang.
  2. Pengolahan Data hanya terjadi di lingkungan intern UTD PMI Cab.Sumedang, tidak terkoneksi ke jaringan UTD – UTD selruh Indonesia.
  3. Pasien berasal dari dalam kota dan luar kota sehingga masukan data dianggap sama pendataannya.
  4. Besaran pembayaran uang penggantian darah ditentukan oleh UTD PMI sesuai dengan keputusan bersama antar PMI dan Pemerintah setempat.

1.3 Tujuan dan Manfaat

1.3.1  Sistem Informasi Manajemen UTD PMI ini dibuat dengan tujuan :

  1. Menyumbangkan pemikiran dalam bentuk rancangan sistem informasi dengan memanfaatkan sarana dan prasarana teknologi informasi dalam menyediakan informasi yang sangat penting dalam menunjang aktifitas manajemen di dalam organisasi UTD PMI khususnya UTD PMI Cab.Sumedang..
  2. Memberikan gambaran tentang kemajuan pemanfaatan teknologi informasi (komputerisasi) pada Petugas dan karyawan UTD PMI serta pihak manajemen PMI.

1.3.2  Manfaat yang bisa diambil dalam pebuatan Sistem ini adalah :

  1. Memudahkan User dalam hal ini pegawai UTD PMI untuk melakukan segala kegiatan yang ada di UTD PMI Cab.Sumedang.
  2. Memberikan  kemudahan kepada pihak Manajemen khususnya dalam hal pengambilan suatu keputusan dalam organisasi.
  3. UTD PMI dapat memberikan pelayanan yang lebih maksimal terhadap Pasien yang memerlukan darah, sehingga lebih cepat pelayanannya.

1.4 Metode Penelitian

Dalam penulisan makalah ini, metoda penelitian dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1.4.1 Wawancara

Wawancara dilakukan dengan narasumber yang berhubungan dengan kegiatan yang ada di PMI, yaitu petugas dan pihak manejemen UTD PMI.

1.4.2. Observasi

Melakukan pengamatan langsung terhadap kegiatan Pelayanan Pasien di UTD PMI.

1.4.3 Studi Pustaka

Dalam penulisan makalah ini penulis mengambil referensi dari buku-buku dan literatur yang berhubungan dengan pembahasan masalah seperti Internet.

————————————————————————————————–

ANALISIS SISTEM

2.1  Profile Organisasi

Usaha Unit Transfusi Darah sudah dimulai oleh PMI pada tahun 1950 sebagai kelanjutan usaha Transfusi Darah yang diselenggarakan oleh Palang Merah Belanda, namun antara tahun 1950 s.d 1968 sangat sedikit kemajuan yang dicapai. Di beberapa kota ada Dinas Transfusi Darah (DTD) yaitu di Jakarta, Bogor, Bandung, Semarang, Surabaya, Ujung Pandang, Medan dan beberapa kota lainnya yang berupa unit-unit pendaftaran donor.

Dengan berlalunya waktu sampai tahun 1968, sebetulnya apa yang disebut Blood Program dari Palang Merah itu belum ada. Hanya kegiatan cabang-cabang secara terpisah dan memulai Transfusi Darah (TD) dengan cara yang sangat sederhana. Secara konkrit program tingkat nasional baru kita mulai pada 1 Pebruari 1969, yaitu pada waktu didirikannya Lembaga Pusat Transfusi Darah (LPTD) dan waktu itulah dimulai program darah secara nasional di lingkungan Palang Merah Indonesia.

Unit Tranfusi darah PMI Cab.Sumedang didirikan dengan harapan selain tuntutan dari program PMI Pusat terkait Program Darah secara nasional di lingkungan Palang Merah Indonesia di Seluruh Indonesia, juga sebagai implementasi dari begitu banyaknya permintaan orang yang memerlukan darah khususnya disekitar wilayah Kab.Sumedang. Melihat situasi seperti itu maka PMI Cab.Sumedang berinisiatif untuk membentuk Sub Organisasi PMI yaitu Unit Tranfusi Darah PMI Cab.Sumedang, dengan harapan jumlah permintaan pelyanan Tranfusi darah di Kab.Sumedang dapat terakomodir sehingga tidak perlu lagi keluar kota untuk mendapatkan darah.

2.2  Struktur Organisasi

Struktur organisasi UTD PMI Kab.Sumedang

2.3  Permasalahan yang dihadapi :

Setelah melakukan analisa terhadap organisasi ini terdapat beberapa pemasalahan yang dihadapi organisasi ini , diantaranya :

  1. Masih belum maksimalnya pelayanan UTD PMI terhadap pasien khususnya dalam hal pelayanan administrasi, sehingga pelayanan yang diberikan terkesan lambat karena masih menggunakan sistem konvensional.
  2. Banyak berkas – berkas data administrasi maupun keuangan yang masih tidak beraturan sehingga pada saat data tersebut diperlukan petugas mencari terlebih dahulu.
  3. Sistem pelaporan data masih konvensional, hal ini membuat proses Informasi laporan sedikit terhambat diterima oleh sesama petugas ataupun laporan kepada pimpinan.

2.4  Analisis Sistem Yang Diusulkan

2.4.1    Analisis Kebutuhan Data

Melalui Sistem Informasi Manajemen UTD PMI ini diharapkan setiap sistem yang ada di internal UTD PMI sendiri menjadi lebih baik dan efektif dalam rangka memberikan pelayanan kepada masyarakat khususnya pasien yang memerlukan darah dan para pendonor darah yang secara sukarela mendonorkan darahnya kepada PMI. Berdasarkan perancangan Sistem yang akan dibuat, terdapat beberapa data yang akan menjadi kebutuhan sistem, diantaranya :

1.  Bagian pelayanan

Bagian ini terdapat data – data yang harus masuk dalam sistem, yaitu :

  1. Data Pengisian Formulir Donor Darah.
  2. Data Permintaan Darah.
  3. Data Penerimaaan dan Pengeluaran Darah.
  4. Data Laboratorium.
  5. Data Relawan Donor.
  6. Data Rekapitulasi Labu Darah

2. Bagian Administrasi

Terdiri dari beberapa data diantaranya :

  1. Data Personalia dan Kepegawaian.
  2. Data Keuangan.
  3. Data Surat Masuk dan Keluar.
  4. Data  Barang Logistik.

2.4.2 Fungsional

Dalam Perancangan Sistem ini, dari seluruh Fungsional Organisasi UTD PMI mempunyai fungsinya masing – masing dalam sistem sesuai dengan bidang yang dikerjakannya, sehingga pelayanan yang diberikan kepada masyarakat dapat terselenggara dengan baik dan efektif. dari seluruh fungsi yang ada diantaranya :

  1. Kepala UTD PMI, mempunyai fungsi sebagai penerima informasi dari seluruh sub sistem yang ada dalam setiap bagian yang dipimpinnya termasuk Informasi dari Kepala Harian UTD, sehingga memberikan kemudahan bagi Kepala UTD untuk menentukan langkah – langkah kebijakan yang akan diambil nantinya.
  2. Kepala Harian UTD, mempunyai fungsi menerima informasi dan data – data dari seluruh bagian Organisasi UTD yang merupakan sub – sub sistem dari Sistem Informasi manajemen UTD PMI. Kepala Harian nantinya akan memberikan output hasil Informasi kepada Kepala UTD Pmi sebagai laporan.
  3. Bagian Administrasi, memiliki fungsi sebagai pengolah data informasi yang berasal dari sub Bagian yang ada dibawahnya terkait dengan Bidang Administrasi yang terdiri dari Sub.bag  Administrasi Keuangan, Sub.bag Perencanaan Program & Anggaran dan Sub.Bag Administasi Umun & Logistik., yang kemudian dilaporkan kepada Kepala Harian UTD PMI.
  4. Bagian Pelayanan, mempunyai fungsi Mengolah data informasi yang datang  dari sub Bagian dibawahnya mengenai Pelayanan yang terdiri dari Sub.Bag pelayanan Donor darah dan Sub.Bag Pelayanan Darah & Uji Saring Pelayanan Darah. Hasil Informasi laporan kemudian dilaporkan kepada Kepala Harian UTD PMI.
  5. Seksi – Seksi mempunyai fungsi menjalankan fungsi operasional sesuai dengan tugas masing – masing  Seksi. Seksi – seksi tersebut diantaranya Seksi Pelayanan Pengambilan Donor, Seksi Pengambilan Darah, Seksi Pengolahan Komponen Darah serta Seksi Permintaan Darah. Seksi – seksi memproses data – data kemudian menghasilkan laporan dalam bentuk informasi yang akan dilaporkan kepada Pimpinan atasan Sub.Bagian masing – masing.

2.4.3 Struktur Menu

Dalam Sisitem Informasi manajemen UTD PMI ini terdiri dari beberapa Menu yang akan ditampilkan pada rancangan Interface program Sistem, diantaranya :

  1. Menu Utama Kepala UTD PMI, terdiri dari sub – sub Menu laporan  Kepala Harian UTD PMI, Bagian – bagian , dan Seksi – seksi.
  2. Menu Utama Kepala Harian UTD PMI, terdiri dari sub – sub Menu laporan Bagian – bagian dan Seksi – seksi.
  3. Menu Utama Bagian, terdiri dari sub – sub Menu laporan Sub.Bagian yang ada dibawahnya.
  4. Menu Utama Sub.Bagian, terdiri dari Laporan tiap Seksi yang ada dibawahnya.
  5. Menu Utama Seksi – seksi terdiri dari beberapa menu Operasional terkait dengan bidang seksi yang diduduki.

Struktur tampilan Menu

————————————————————————————————————-

PERANCANGAN

3.1 Rancangan Proses Sistem

3.1.1 Konteks Diagram

Diagram Konteks SIM UTD PMI Cab.Sumedang

3.1.3 Data Flow Diagram (DFD) Level 0

DFD Sistem Pelayanan UTD PMI Cab.Sumedang

3.1.3  Modul

Dari perancangan sistem yang dibuat, terdapat beberapa modul yang akan diimplementasikan kedalam interface desain sistem, diantaranya :

1. Modul Formulir Isian Donor

Merupakan modul yang berisi database pengisian calon pendonor darah yang terdiri dari beberapa data tentang diri pendonor serta beberapa riwayat kesehatan pendonor sebagai prasyarat untuk mendonorkan darah.

2. Modul Permintaan Darah Untuk Tranfusi

Modul yang berisi tentang data – data permintaan dari pasien untuk mendapatkan darah di UTD PMI, data tersebut merupakan data yang direkomendasikan oleh dokter sesuai dengan riwayat kesehatan pasien, disertai dengan data – data kesehatan awal.

3. Modul Kegiatan Donor

Berisi tentang data – data yang akan dimasukan kedalam database, tentang rencana kegiatan UTD PMI dalam rangka kegiatan pencarian donor darah sukarela ditempat – tempat yang telah ditentukan berserta waktunya.

4. Modul Rekapitulasi Data Laboratorium

Merupakan isian data tentang data – data yang ada pada laboratorium UTD, dimana data tersebut diisi setelah UTD  PMI mendapatkan data darah donor dari pendonor darah sukarela.

5. Modul Penerimaan dan Pengeluaran darah

Modul yang berisi data – data penerimaaan dan pengeluaran darah UTD PMI selama masa periode tertentu, diisi setiap melakukan transaksi penerimaaan dan pengeluaran darah yang ada di UTD PMI.

6. Modul Data Pengeluaran Barang

Dalam modul ini terdapat beberapa inputan data yang terdiri dari data – data pengeluaran barang UTD, mulai dari nama barang, tujuan serta orang yang bertanggungjawab terhadap barang yang dikeluarkan.

7. Modul Keuangan

Modul yang memuat data input transaksi keuanganan UTD,  muali dari No.transaksi, uraian. Jenis transaksi, serta jumlah uang yang ditransaksikan.

8. Modul Uji Saring Serasi dan Antibody

Merupakan modul yang memuat data hasil analisis laboratorium terhadap darah yang diperiksa sebelum diberikan kepada pasien untuk ditranfusikan.

9. Modul Menu Utama Bagian Administrasi

Modul ini merupakan menu utama Kepala Bagian Administrasi, yang memuat laporan tentang segala hal yang terkait dengan proses administrasi yang dilakukan sub.Bagian yang ada dibawahnya sebagai bawahan.

10. Modul Menu Utama Bagian Pelayanan

Modul ini merupakan menu utama Kepala bagian Pelayanan UTD PMI, memuat tentang data laporan dari tiap Sub.Bagian terkait dengan pelayanan yang ada di UTD PMI.

11.  Modul Menu Utama Kepala Harian UTD

Merupakan Modul menu khusus untuk Kepala Harian yang berisi laporan informasi data dari Bagian pelayanan dan Administrasi UTD PMI.

12.  Modul Menu Utama Kepala UTD PMI

Modul ini adalah modul Menu Utama Kepala UTD PMI, memuat laporan dari Kepala harian UTD serta Bagian – bagian yang ada dibawahnya.

————————————————————————————————————-

TAMPILAN INTERFACE

Menu Utama Sistem Informasi Managemen UTD PMI Kab.Sumedang

Menu Kepala Harian UTD PMI

Menu Kepala Bidang Administrasi UTDC

Menu Kepala Bidang Pelayanan UTDC

Form Isian Data Pendonor Darah

Form Permintaan Darah

Form Kegiatan Donor Darah

Form Rekap data Laboratorium

Form Penerimaan dan Pengeluaran Darah

Form Pengeluaran Barang UTD

Form Data Keuangan UTD

Form Data Uji Saring Laboratorium

Demikianlah gambaran hasil analisis saya mengenai Sistem Informasi Manajemen UTD Palang Merah Indonesia Kabupaten Sumedang, mengingat bahwa ini adalah hasil analisis jadi masih terdapat beberapa data yang belum dimasukan lebih akurat terkait dengan data-data yang ada di UTD PMI Sumedang,mengingat dari kerahasiaan data Pasien. Mohon saran dan masukannya ya……! Salam hangat untuk PMI Kabupaten Sumedang.

Siamo Tuti Frateli !!

18 Responses

  1. Thx u a datax pas bwt bahan referensi tugas q. . . Tmbh lg dunk n m0hon bntuanx ya ^_^

  2. trims bwt data-data, bisa tmbh pengetahuan, cz sistem itu kadang bikin bingung, apalagi banyak gmbar2-nya, hehehe….

    o ya pak, kalau boleh tw sebenarnya laporan keuangan Unit Transfusi Darah itu dipublikasikan atau tidak ya? lalu dimana bisa memperolehnya? dan apakah laporan keuangan tersebut merupakan rahasia jabatan?

    agak bingung juga, apakah PMI dan org yang berada di bwhnya(kyk utd, pmr, dsb) adalah organisasi pelayanan publik atau merupakan yayasan yang berdiri sendiri?

    terima kasih banyak atas jawabannya, hihihi ^-^, cz saya kurang tw tentang akuntansi sektor publik dan nirlaba. maaf pak saya banyak tanya ^0^

    • makasih kembali mbak ana, mdh”an terbantu. Sebenarnya laporan keuangan PMI itu sendiri yang saya tahu dipublikasikan mbak, tp yang berhak mengeluarkan laporan itu adalah Pengurus PMI Cabang, Daerah atau Pusat itu sendiri setelah diaudit oleh badan independent seperti auditor keuangan. Karena bagaimanapun keuangan PMI itu sendiri adalah milik masyarakat jadi masyarakat berhak untuk tahu akan hal itu. Tapi disinilah terkadang kebijakan Pengurus PMI setempat terkadang penuh dengan birokasi. Jadi Laporan Keuangan PMI hanya dipublikasikan setelah rapat Pengurus PMI dilakukan tiap tahunnya mbak.
      PMI sendiri adalah organisasi kemanusiaan mbak, bukan yayasan seperti yang mbka sebutkan diatas. PMI dengan UTD memang melayani pelayanan Transfusi Darah, jd bs juga disebut pelayanan Publik. Untuk PMR, KSR (Korps Sukarela) dan Relawan lainnya yang masuk didalamnya, itu semua adalah bagian dari SDM PMI yang terkoordinir melalui organisasi tertentu. PMR misalnya, PMR adalah wadah bagi para Remaja Sekolah atau luar sekolah yang berumur sekitar 9 s.d 16 tahun yang ingin bergabung menjadi Relwan PMI, biasanya PMR disekolah berbentuk ekstra kurikuler. Untuk KSR, wadah ini berada di Perguruan Tinggi atau juga di PMI Cabang setempat tiap Kabupaten.
      Wah… kali tentang akuntansi sektor publik itu bukan akademis saya mbak, saya cuma Relawan KSR PMI yang cume pengen memberikan solusi aja buat PMI, Karena kebetulan saya Akademisnya bidang IT Teknik Informatika mbak,he…
      Makasih ya mbak… saran dan mapsukannya ditunggu lagi.

  3. salam kemanusiaan,..
    saya relawan pmi cabang pangkalpinang.
    mas mantri saya bisa minta aplikasinya g’???
    hehhehehehe,…….

    • Salam jg…. wah…mas aldi kbtulan saya untuk aplikasinya gk bisa di open source kan mas, he…. ya… maklumlah masih kta simpan. Jd untuk aplikasinya saya cuma berikn hasil analisis saya aja terkait Sistem Informasinya UTD PMI Sumedang mas. Tapi nanti saya sekarang lagi membuat Aplikasi database Relawan PMI jd nanti akan saya open source kan, mohon maklum aja mas he…
      Tapi saya ucapin maksih nie mas aldi udah mau comment, sarannya ditunggu lagi ya mas….

      • aplikasinya akan sangat membantu para relawan, moga2 mas Mantri jg rela berbagi aplikasi ini he..

  4. aq kerja di UTDC PMI MKS disana punya SIM Bisa ONLINE.Yg jadi masalah kami pake speedi 1 Gb tetapi akses datanya kok lambat ya.Tolong dong solusinya apakah mau di upgrade menjadi 2 gb

    • wah… kyknya 1 Gb udh bagus tu mas, biasanya terkadang speddy jg gangguan jaringannya dari sananya mas. Da temen temen yang punya warnet kadang sering gtu jg. Tapi klo udah lama gtu ja, mendingan mas hermawan konsultasikan lg dengan pembuat aplikasinya mas. suruh maintenance aja sama pembuatnya. Klo pun tar mau jd 2 Gb jg bagus, silahkan aja. Tapi saran saya mas onsultasikan sama eveloper aplikasinya, biasanya kalo saya buat Aplikasi klo terjadi komplen say maintenance aplikasinya di optimasi lg.

  5. mantab om, cukup memberikan gambaran desain interfacenya..😀
    matur nuwun..😀

  6. 🙂 mirip sama bikinan saya dulu. pernah bikin sistem informasi darah di UTD PMI Jember plus sistem peramalan kebutuhan darah sehingga meminimalisasi kurang stok dandarah dibuang

  7. wah…thanks…dah bantu bikin tugas kuliah ttg SIM,…semoga PMI Bantul juga bisa…

  8. trimakasih banget om., jadi tambah refrensi
    di tunggu peluncuran SIM nya UDD, biar bisa kepake di seluruh indonesia.,

    #UDD PMI Kab. Ngawi Jawa Timur

  9. bang ijin kopi materi d atas ntuk bahan referensi proposal skripsi ane….

  10. nuhun kang mantri, naha karek kabuka ayeuna nya

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: